Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án

1. 1.1 Dự án ❖ Nguyên nhân làm Dự án thất bại: ▪ Quản lý dự án kém. ▪ Không lường được phạm vi và tính phức tạp của công việc. ▪ Thiếu thông tin trong quá trình thực hiện dự án: vd công nghệ mới, giá cả thị trường, ▪ Dự án không rõ mục tiêu. ▪ Lý do khác: Vật tư kém chất lượng, nhân sự bỏ cuộc, vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
2. 1.2 Dự án CNTT ❖ Dự án CNTT là: ▪ Dự án xây dựng phần cứng. ▪ Dự án phát triển phần mềm. ▪ Dự án liên quan đến công nghệ mạng, multimedia, ▪ Dự án tích hợp. vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
3. 1.2 Dự án CNTT ❖ Đặc điểm của Dự án CNTT: ▪ Sản phẩm là phần mềm. Không nhìn thấy được Không xác định duy nhất Độ phức tạp lớn Dễ bị thay đổi vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
4. 1.2 Dự án CNTT ❖ Đặc điểm của Dự án CNTT: ▪ Sản phẩm là phần mềm. ▪ Xu thế lập trình hiện đại. Trước đây Ngày nay Dữ liệu thuần nhất Thông tin không thuần nhất (multimedia) Mainframes Mạng (cục bộ, diện rộng) Lập trình tuần tự Lập trình phân tán, lập trình hướng đối tượng, lập trình song song Xây dựng các hệ thống thụ Xây dựng các hệ thống chủ động động vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
5. 1.2 Dự án CNTT ❖ Đặc điểm của Dự án CNTT: ▪ Sản phẩm là phần mềm. ▪ Xu thế lập trình hiện đại. ▪ Quy mô ngày càng lớn (10 000 đến 100 000 dòng lệnh (SLOC - Source Line Of Code) ▪ Nhiều người tham gia. ▪ Nhiều chương trình không được phép sai. vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
6. 1.2 Dự án CNTT ❖ Phân loại dự án: Loại dự Lập trình Thời gian SLOC án viên Rất nhỏ 1 1 tháng 500 Nhỏ 1 1-6 tháng 1-2 K Vừa 2-5 1-2 năm 5-50 K Lớn dưới 100 2-3 năm 50-100 K Rất lớn dưới 500 4-5 năm 1000 K Cực lớn trên 500 5-10 năm trên 1000 K vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
7. 1.2 Dự án CNTT ❖ Phân loại dự án theo 112 Loại dự án FA BP BU Đơn giản 8 2 2 Bình thường 16 3 3 Phức tạp 24 4 4 Rất phức tạp >24 >4 >4 Trong đó: - BP (Business Process): Số lượng quy trình nghiệp vụ được tin học hóa. - BU (Business Unit): Số luợng đơn vị trực tiếp thực hiện các quy trình. - FA (Function Areas): Số lượng các chức năng nghiệp vụ. Nguồn: Công văn số 131/CV-BĐH112 ngày 0182003 của Ban điều hành Đề án 112 vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
8. 1.2 Dự án CNTT ❖ Thực trạng dự án CNTT Sản phẩm không đạt yêu cầu Không hoàn thành Dự án càng đúng hạn lớn, khả năng thành công Chi phí vượt dự toán càng ít Rủi ro nhiều hơn vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
9. 1.2 Dự án CNTT ❖ Một số dự án thất bại ▪ Cơ quan thuế của Mỹ hủy bỏ dự án “hiện đại hóa hệ thống thuế” sau khi chi 4 tỷ USD. ▪ Bang California chi 1 tỷ USD cho cơ sở dữ liệu phúc lợi xã hội mà không dùng được. ▪ Dự án “Hệ thống điện tử xử lý thông tin tại SeaGames 22” của Việt nam dự toán 15 tỷ VND, nhưng đến 6/2003 đã chi 90 tỷ VND . vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
10. 1.2 Dự án CNTT ❖ Một số thuận lợi của DA CNTT: ▪ Dễ sửa đổi hơn các sản phẩm vật chất khác. ▪ Có nhiều giải pháp cho 1 yêu cầu. ▪ Định hình sản phẩm không cứng nhắc miễn đáp ứng yêu cầu. ▪ Công cụ trợ giúp ngày càng mạnh. vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
11. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Quản lý dự án ▪ Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật trong các hoạt động của dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án đã ghi trong kế hoạch. ▪ Môt dự án được quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn được chủ đầu tư về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả. vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
12. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các bước thực hiện khi QLDA X¸c ®Þnh X©y dựng Ph¸c C«ng bè DA dù ¸n th¶o c«ng viÖc LËp kÕ DS c«ng Ưíc lîng Lªn lÞch Lªn ng©n ho¹ch DA viÖc biÓu s¸ch Tæ chøc LËp tµi liÖu LËp tæ Ph©n bæ tµi dù ¸n DA vµ ho¹t dự ¸n nguyªn ®éng QLDA X¸c ®Þnh c¸ch lµm l¹i KiÓm so¸t QLDA Theo dâi vµ Ph©n tÝch Có LËp kÕ dù ¸n QL tiÕn ®é kh¸c biÖt ho¹ch l¹i? Không KÕt thóc KÕt thóc Thực hiÖn X¸c ®Þnh sửa CNTT dù ¸n DA sửa ®æi ®æi cÇn thiÕt
13. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Mối quan hệ lặp giữa các bước Lập kế hoạch Thực hiện Kiểm soát Điều hành vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
14. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các ràng buộc trong quá trình QLDA Chi phí Chất lượng Lịch biểu vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
15. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các nội dung chính của QLDA 1. Quản lý tổng thể (quản lý chung) - Xây dựng và hoàn thiện kế hoạch dự án - Triển khai kế hoạch dự án - Kiểm soát các thay đổi tổng thể trong quá trình thực hiện 2. Quản lý phạm vi dự án - Xác định cách tổ chức thực hiện một giai đoạn của dự án - Xác định phạm vi công việc - Xác định sản phẩm giao nộp trong mỗi giai đoạn - Kiểm soát những thay đổi về phạm vi dự án vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
16. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các nội dung chính của QLDA 3. Quản lý thời gian - Xác định thời gian hoàn thành công việc cho mỗi sản phẩm giao nộp - Xác định trình tự thực hiện của các hoạt động trong mỗi giai đoạn - Ước lượng thời gian thực hiện của các hoạt động trong mỗi giai đoạn - Triển khai lịch trình thực hiện theo tiến độ - Kiểm soát thay đổi lịch trình thực hiện vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
17. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các nội dung chính của QLDA 4. Quản lý tài chính - Xây dựng kế hoạch về huy động tài nguyên thực hiện dự án (nhân lực, thiết bị, vật liệu, ). Chất lượng cần có của mỗi loại tài nguyên - Ước tính chi phí cho mỗi loại tài nguyên - Phân phối chi phí: ước tính chi phí cho mỗi hạng mục công việc - Kiểm soát những thay đổi về chi phí trong quá trình thực hiện vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
18. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các nội dung chính của QLDA 5. Quản lý chất lượng - Xác định các chuẩn mực về chất lượng của mỗi SP giao nộp. - Bảo đảm chất lượng của mỗi SP giao nộp. - Quản lý thay đổi về chất lượng vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
19. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các nội dung chính của QLDA 6. Quản lý nguồn nhân lực - Xây dựng đội hình thực hiện dự án: xác định các vị trí trong dự án, vai trò của mỗi vị trí, trách nhiệm và quan hệ báo cáo (ai báo cáo ai) - Lựa chọn nhân sự cho từng vị trí - Phát triển và bồi dưỡng nguồn nhân lực: phát triển kỹ năng cá nhân và kỹ năng phối hợp tập thể vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
20. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các nội dung chính của QLDA 7. Quản lý trao đổi thông tin trong DA - Xác định nhu cầu thông tin đối với mỗi thành viên dự án: ai cần những thông tin gì, khi nào cần, cách thức và phương tiện trao đổi thông tin - Xác định thể thức trao đổi thông tin, xác định những thông tin nào là cần thiết và phải sẵn sàng mỗi khi cần đến - Xây dựng cơ chế báo cáo: báo cáo tình trạng hiện thời, báo cáo tiến độ, dự báo tình hình, vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
21. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các nội dung chính của QLDA 8. Quản lý rủi ro - Nhận diện rủi ro: xác định những rủi ro nào có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến sự thành công của dự án - Ước lượng rủi ro: đánh giá tác hại của mỗi rủi ro tác động đến việc thực hiện và hoàn thành dự án - Đề xuất các phương cách phòng chống rủi ro - Kiểm soát việc phòng chống rủi ro vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
22. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các nội dung chính của QLDA 9. Quản lý mua sắm - Lập kế hoạch mua sắm: xác định những gì cần mua, nguồn cung cấp - Thực hiện kế hoạch mua sắm: tổ chức lấy báo giá, mời thầu, - Lựa chọn nhà cung cấp (cung cấp hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ) - Quản lý hợp đồng mua sắm: kiểm soát những đối tác thực hiện hợp đồng đã ký kết vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
23. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Nguyên lý chung QLDA ▪ Linh hoạt, mềm dẻo ▪ Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn đơn vị thụ hưởng kết quả dự án) ▪ Huy động sự tham gia của mọi người ▪ Làm rõ trách nhiệm của mỗi thành viên ▪ Tài liệu cô đọng và có chất lượng ▪ Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng). vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
24. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Các phong cách QLDA (1). Quản lý kiểu đối phó (2). Quản lý theo kiểu mất phương hướng (3). Quản lý theo kiểu nước (4). Quản lý có bài bản đến chân mới nhảy vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
25. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Thách thức với QLDA CNTT vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
26. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Thách thức với QLDA CNTT vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
27. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Thách thức với QLDA CNTT vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
28. 1.3 Quản lý dự án CNTT ❖ Quản lý dự án là nghề nghiệp vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
29. 1.4 Người quản lý DA ❖ Các bên tham gia trong dự án  Nhà tài trợ - Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự án. Có trách nhiệm ký kết hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu thay đổi. - Cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và cố vấn cho nhóm quản lý dự án. - Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ có trách nhiệm xem xét lại các tiến trình và chất lượng, cắt băng khai trương, khánh thành, ký và công bố tôn chỉ dự án. vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
30. 1.4 Người quản lý DA ❖ Các bên tham gia trong dự án  Nhà quản lý dự án - Làm việc với các đối tượng liên quan để định nghĩa dự án - Lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và dự thảo ngân sách. Chỉ huy nhóm dự án thực thi kế hoạch - Giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hiệu chỉnh. - Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án: đưa ra yêu cầu và trình bày những thay đổi về phạm vi. - Đóng vai trò là người trung gian giữa nhóm dự án và các đối tượng liên quan vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
31. 1.4 Người quản lý DA ❖ Các bên tham gia trong dự án  Nhà quản lý chức năng - Kiểm soát và đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị ) - Có thể có những yêu cầu trái ngược với kết quả dự án - Trong một số trường hợp là cấp trên của nhà quản lý dự án vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
32. 1.4 Người quản lý DA ❖ Các bên tham gia trong dự án  Khách hàng - Nhận đầu ra của dự án - Thanh toán cho đầu ra dự án - Xác định nhu cầu cho đầu ra dự án - Có thể là nhiều công ty hay cá nhân với những đặc điểm và yêu cầu trái ngược nhau vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
33. 1.4 Người quản lý DA ❖ Các bên tham gia trong dự án  Nhà cung cấp Có trách nhiệm cung cấp các thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ cần thiết phục vụ cho hoạt đông của dự án thông qua hình thức hợp đồng, để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đã đề ra vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
34. 1.4 Người quản lý DA ❖ Mối quan hệ Khách hàng Tổ dự án Ban lãnh đạo Người quản lý dự án Các nhóm Người tài hỗ trợ trợ dự án vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
35. 1.4 Người quản lý DA ❖ Năng lực của người quản lý DA vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
36. 1.4 Người quản lý DA ❖ Kỹ năng của người quản lý DA vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
37. 1.4 Người quản lý DA ❖ Trách nhiệm của người quản lý DA vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
38. 1.4 Người quản lý DA ❖ Thực tế ở Việt Nam - Thông thường người quản lý dự án là người phụ trách ban điều hành dự án (còn gọi là Giám đốc Ban quản lý dự án, Chủ nhiệm Ban quản lý dự án). (Manager ≠ Director). - Không có người quản lý dự án thực sự. - Trong (các) tổ chuyên môn: mọi người chưa kịp hiểu nhau đã phải cùng phối hợp triển khai công việc - Trong Ban dự án, thiếu người am hiểu nghiệp vụ, có khả năng đánh giá độ phức tạp công việc => Hiểu dần công việc qua các hồ sơ dự thầu => Trông chờ, lệ thuộc vào bên B - Không chịu mời tư vấn vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT
39. Bài tập ❖ Bài tập 1: Cho một dự án qua tên gọi, hãy thử xác định: nguồn nhân lực, thời hạn, kinh phí và kết quả cần đạt được. - Xây dựng một phần mềm máy tính quản lý cán bộ trong cơ quan. - Mua sắm trang thiết bị (máy chiếu, máy xách tay). - Xây dựng phòng họp ảo. - Lắp đặt hệ thống kiểm soát xe máy vthuyen.uneti@moet.edu.vn CNTT